Expediente técnico (TF) y sistema de gestión de calidad (QMS) bajo MDR/IVDR

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¿Qué es y a quién aplica?

El expediente técnico (Technical File, TF) es el conjunto de documentos que demuestra que un producto sanitario es seguro y funciona como se declara: descripción, diseño, riesgos, ensayos, evaluación clínica y etiquetado. El sistema de gestión de calidad (QMS) es la organización que garantiza que ese producto se fabrica y se vigila igual a lo largo del tiempo. El marcado CE exige los dos.

Aplica a todos los productos sanitarios, de la clase I a la III, y a los productos de diagnóstico in vitro (clases A a D). En los productos de clase I que no pasan por organismo notificado el expediente existe igualmente: es lo que respalda la declaración de conformidad que firma el fabricante, y la autoridad sanitaria puede pedirlo en cualquier momento.

La obligación recae en el fabricante, incluido quien comercializa bajo su propia marca un producto fabricado por otro. Importadores y distribuidores no elaboran el expediente, pero sí deben verificar que existe y que el producto que introducen está correctamente marcado y documentado; el representante autorizado debe tener acceso a él.

Qué exige la normativa

El Reglamento (UE) 2017/745 (MDR) describe el contenido de la documentación técnica en sus Anexos II y III: el primero recoge la documentación del producto (diseño, fabricación, requisitos generales de seguridad y funcionamiento, análisis beneficio-riesgo, verificación y validación) y el segundo la del seguimiento post-comercialización. El Reglamento (UE) 2017/746 (IVDR) sigue la misma estructura para los productos de diagnóstico in vitro.

El artículo 10 del MDR fija las obligaciones generales del fabricante, entre ellas mantener un sistema de gestión de calidad proporcionado a la clase de riesgo y al tipo de producto. La norma armonizada de referencia para ese sistema es la EN ISO 13485, que es la que auditan los organismos notificados.

Ninguno de estos documentos es estático: la evaluación clínica, la gestión de riesgos y el plan de vigilancia deben actualizarse durante toda la vida del producto, y cualquier cambio significativo de diseño o finalidad prevista obliga a revisarlos.

Qué hacemos en MeDev Consulting

Technical File (TF)

Para obtener el marcado CE de un producto sanitario es indispensable la preparación de un expediente técnico, Technical File, que contenga la información detallada y actualizada sobre el producto o familia de productos que justifique un diseño y fabricacion coherentes con el reglamento mas un sistema de calidad (QMS) que justifique la continuidad en el tiempo.

Desde MeDev Consulting, elaboramos los TF completos para su presentación a los Organismos Notificados (NB).

Contenido del Technical File

El TF debe contener los documentos necesarios para cumplir con todos los requisitos reglamentarios (MDR 2017/745):

1. Introducción
2. Descripción y especificaciones del producto
  • Uso pretendido y modo de funcionamiento
  • Identificación y clase de riesgo del producto
  • Características novedosas y accesorios
  • Especificaciones técnicas
3. Información suministrada por el fabricante
  • Embalaje, etiquetas e instrucciones de uso
4. Diseño y fabricación
  • Etapas de diseño
  • Procesos y lugares de fabricación y validación
  • Proveedores y subcontratistas críticos
5. Requisitos de seguridad y rendimiento
  • Métodos para demostrar seguridad y rendimiento
  • Directivas, regulaciones y normas armonizadas
6. Análisis de riesgos y gestión de riesgos
  • Análisis de beneficio/riesgo
  • Soluciones adoptadas
7. Verificación y validación
  • Datos preclínicos y clínicos
  • Biocompatibilidad, seguridad eléctrica, EMC
  • Estabilidad, vida útil, rendimiento
  • Evaluación clínica y seguimiento post-comercialización

Quality Management System (QMS)

El sistema de gestión de la calidad incluye planear, controlar y mejorar aquellos elementos que influyen en la satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados.

Para la consecución del marcado CE es imprescindible desarrollar e implantar un sistema de calidad homologable.

Desde MeDev Consulting, diseñamos, implantamos y conseguimos la certificación bajo ISO 13485.

Estructura del QMS

Estrategias

Definir políticas, objetivos y lineamientos para el logro de la calidad y satisfacción del cliente alineados a los resultados deseados.

Procesos

Determinar, analizar e implementar los procesos y procedimientos requeridos, con actividades de seguimiento y control.

Recursos

Definir asignaciones del personal, equipo y maquinarias necesarias para la producción, ambiente de trabajo y recurso financiero.

Estructura

Definir responsabilidades, autoridades y flujo de la comunicación dentro de la organización.

Documentos

Establecer procedimientos, formularios, registros y documentación para la operación eficaz de los procesos.

Exigencia Regulatoria

Incluir los requisitos regulatorios bajo MDR (UE) 2017/745 específicos para productos sanitarios.

Software como producto sanitario (SaMD) e IEC 62304

Si su producto es software (una aplicación, un algoritmo, el módulo de control de un equipo), el expediente técnico tiene capítulos propios: la calificación y clasificación según la regla 11 del MDR y la guía MDCG 2019-11, el ciclo de vida de desarrollo conforme a IEC 62304 (planificación, requisitos, arquitectura, verificación, gestión de riesgos del software y mantenimiento) según su clase de seguridad A, B o C, la usabilidad (IEC 62366-1) y la ciberseguridad (MDCG 2019-16).

En MeDev Consulting calificamos el software, determinamos su clase de riesgo y su clase de seguridad IEC 62304, elaboramos la documentación del ciclo de vida que revisa el organismo notificado, integrada en el expediente técnico y en el sistema de calidad, y validamos software de terceros (incluido el software de producción y del sistema de calidad) conforme a ISO 13485.

Cómo trabajamos

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    Diagnóstico

    Revisamos lo que ya existe (diseño, ensayos, calidad) frente a lo que exige el MDR o el IVDR y entregamos un informe de carencias con prioridades.

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    Elaboración documental

    Redactamos la documentación técnica y los procedimientos del sistema de calidad con su equipo, sin duplicar lo que ya está bien hecho.

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    Auditoría interna

    Simulamos la revisión del organismo notificado: auditoría interna del QMS y revisión cruzada del expediente antes de presentarlo.

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    Acompañamiento ante el organismo notificado

    Respondemos con usted a las preguntas y no conformidades de la evaluación hasta obtener el certificado.

Preguntas frecuentes

¿Necesito ISO 13485 para obtener el marcado CE de un producto de clase I?

Para un producto de clase I sin intervención de organismo notificado no se exige el certificado ISO 13485, pero el MDR sí exige disponer de un sistema de gestión de calidad. La norma es la vía más práctica de demostrarlo y facilita el salto si el producto sube de clase o incorpora funciones que requieran organismo notificado.

¿Cuánto tiempo se tarda en preparar un expediente técnico?

Depende de la clase de riesgo, de la madurez de la documentación de diseño y de si el producto necesita una evaluación clínica propia. Tras un diagnóstico inicial de lo que ya existe le proponemos un calendario cerrado para su caso.

¿Qué diferencia hay entre Technical File y Design Dossier?

«Design Dossier» era el término de la antigua directiva MDD para los productos de clase III. El MDR unifica todo bajo el concepto de documentación técnica (Anexos II y III), con los mismos requisitos de fondo para todas las clases y mayor exigencia en evaluación clínica y seguimiento post-comercialización.

Ya tengo ISO 9001: ¿me sirve para el MDR?

Es una buena base, pero no basta. ISO 13485 añade requisitos específicos del producto sanitario, como la gestión de riesgos, la trazabilidad, el control del diseño y la vigilancia post-comercialización, que el organismo notificado verificará.

¿Puedo mantener un producto en el mercado con un certificado MDD (legacy) mientras preparo el MDR?

Sí, dentro de los plazos transitorios del Reglamento (UE) 2023/607 y cumpliendo sus condiciones: contrato firmado con un organismo notificado, sistema de gestión de calidad conforme al MDR y ausencia de cambios significativos en el diseño o la finalidad prevista.

¿Qué documentos me pedirá el organismo notificado en la primera revisión?

La documentación técnica completa de los Anexos II y III, el manual y los procedimientos del sistema de calidad, la evaluación clínica y el plan de seguimiento post-comercialización. En nuestra experiencia, la mayoría de no conformidades salen de la evaluación clínica y de la gestión de riesgos.

¿MeDev Consulting puede actuar como PRRC (persona responsable del cumplimiento normativo)?

Sí. MeDev Consulting puede asumir de forma externa la función de persona responsable del cumplimiento normativo (PRRC), una opción que el MDR prevé para las microempresas y pequeñas empresas: no necesitan tener el PRRC en plantilla, pero sí disponer de uno de manera permanente y continua.

Mi producto es software: ¿necesita expediente técnico y cumplir la IEC 62304?

Sí, si tiene finalidad médica es un producto sanitario (SaMD) y necesita expediente técnico como cualquier otro. La IEC 62304 es la norma armonizada del ciclo de vida del software: según su clase de seguridad (A, B o C) exige planificar el desarrollo, documentar requisitos y arquitectura, verificar, gestionar los riesgos del software y controlar el mantenimiento. Esa documentación forma parte del expediente.

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